Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die worden uitgevoerd door de Certificerende Instelling, zijnde:
- EIK Certificering B.V. – ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 72504617
- Vedas Quality B.V. – ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 50134213
- Certificatie in de Zorg – handelsnaam van Vedas Quality B.V.
1. Definities
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
- Opdrachtgever: de organisatie die een opdracht verstrekt aan de Certificerende Instelling.
- Certificerende Instelling: de rechtspersoon die de opdracht uitvoert: één van de hierboven genoemde entiteiten .
- Overeenkomst: de schriftelijke certificatieovereenkomst waarbij de Certificerende Instelling zich verbindt werkzaamheden te verrichten.
2. Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden gelden voor alle werkzaamheden die de Certificerende Instelling uitvoert voor de Opdrachtgever.
2.2 Voorwaarden van de Opdrachtgever zijn alleen van toepassing wanneer deze schriftelijk zijn aanvaard door de Certificerende Instelling.
2.3 Bij tegenstrijdigheid tussen door de Opdrachtgever aangeleverde voorwaarden en deze algemene voorwaarden, prevaleren deze algemene voorwaarden.
2.4 Indien een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen de betreffende bepaling vervangen door een rechtsgeldige bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zoveel mogelijk benadert.
2.5 Indien de schriftelijke overeenkomst afwijkt van deze voorwaarden, geldt de schriftelijke overeenkomst.
3. Totstandkoming van de Overeenkomst
3.1 De Overeenkomst komt tot stand zodra de door beide partijen ondertekende overeenkomst door de Certificerende Instelling is ontvangen.
3.2 De Overeenkomst is gebaseerd op de door de Opdrachtgever verstrekte informatie. Onjuiste of onvolledige informatie kan leiden tot aanpassing van planning of kosten.
3.3 Een aan Opdrachtgever aangeboden overeenkomst heeft een geldigheidsduur van drie maanden. Daarna heeft de Certificerende Instelling het recht het aanbod aan te passen.
3.4 De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij expliciet anders overeengekomen.
4. Uitvoering van de Opdracht
4.1 De Certificerende Instelling stelt een deskundig audit- of uitvoeringsteam samen dat voldoet aan de vereisten voor de betreffende norm en sector.
4.2 Trainees, waarnemers en technisch deskundigen worden alleen ingezet na overleg met de Opdrachtgever. Waarnemers mogen het auditproces niet beïnvloeden; technisch deskundigen fungeren nooit als auditor.
4.3 De Certificerende Instelling bepaalt zelf de inzet van medewerkers, maar houdt waar mogelijk rekening met wensen van de Opdrachtgever. De namen van de teamleden en eventuele andere medewerkers van de Certificerende Instelling die bij de Opdracht betrokken worden, worden aan Opdrachtgever voor de opdrachtuitvoering bekend gemaakt om onpartijdigheid en onafhankelijkheid te garanderen en conflicterende belangen te voorkomen.
4.4 De planning wordt in overleg vastgesteld. Wanneer werkzaamheden binnen normatieve termijnen moeten plaatsvinden, is het aan de Opdrachtgever om tijdige uitvoering mogelijk te maken.
4.5 De Certificerende Instelling voert de werkzaamheden uit als een inspanningsverbintenis en met goed vakmanschap.
5. Verplichtingen van de Opdrachtgever
5.1 De Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie en documenten die noodzakelijk zijn voor een correcte uitvoering van de Opdracht.
5.2 De Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde informatie.
5.3 De Opdrachtgever zorgt dat benodigde medewerkers beschikbaar zijn.
5.4 Een veilige en geschikte werkplek moet worden geboden aan medewerkers van de Certificerende Instelling.
5.5 Niet-tijdige of onvolledige informatieverstrekking kan leiden tot meerwerk of uitloop waarvoor de Certificerende Instelling niet aansprakelijk is.
5.6 Auditoren worden tijdens de audit begeleid door een vertegenwoordiger van de Opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen.
5.7 De Opdrachtgever is verplicht de regels met betrekking tot gebruik van certificatielogo’s correct na te leven. De Certificerende Instelling zal de logo’s en regels hieromtrent samen met het certificaat of keurmerk aan de Opdrachtgever verstrekken. Bij de controleaudits wordt geverifieerd of het logo op de juiste wijze wordt gebruikt.
6. Melden van feiten en omstandigheden
6.1 De Opdrachtgever informeert de Certificerende Instelling onverwijld over alle relevante feiten en wijzigingen.
6.2 Wijzigingen in het managementsysteem die van invloed kunnen zijn op de certificatiegegevens moeten vooraf worden gemeld. In voorkomende gevallen kan de Certificerende Instelling besluiten tot uitvoeren van een aanvullende audit om vast te stellen dat aan de vermelde normen wordt voldaan. De kosten van een dergelijke audit komen voor rekening van de Opdrachtgever.
6.3 Bij vermoedelijke of vastgestelde wettelijke overtredingen die gevolgen kunnen hebben voor de certificatie, moet de Opdrachtgever dit onmiddellijk melden. De Certificerende Instelling kan besluiten een aanvullende audit uit te voeren en heeft het recht om certificaten en keurmerken op te schorten of in te trekken indien Opdrachtnemer of de desbetreffende toezichthouder niet is geïnformeerd over dergelijke overtredingen.
7. Facturering, tarieven en betaling
7.1 De vergoedingen zijn vermeld in de schriftelijke overeenkomst. De Certificerende Instelling heeft het recht om een vergoeding in rekening te brengen voor al het bijkomend werk in aanvulling op hetgeen oorspronkelijk in de schriftelijke overeenkomst is vermeld. Meerwerk wordt alleen na voorafgaande afstemming in rekening gebracht.
7.2 Reiskosten worden per medewerker van de Certificerende Instelling berekend op basis van gereisde kilometers.
a. Voor EIK Certificering B.V.: vanaf het vestigingsadres van EIK Certificering B.V.
b. Voor Vedas Quality B.V. en Certificatie in de Zorg
naar de overeengekomen plaats of plaatsen waar de organisatie van Opdrachtgever zijn activiteiten uitvoert. Ook verplaatsingen tussen locaties van Opdrachtgever worden op die manier in rekening gebracht.
7.3 Bij meerdaagse werkzaamheden op meer dan 150 km (enkele reis) van het vestigingsadres, kunnen verblijfskosten in rekening worden gebracht. Voor opdrachten in het buitenland worden aanvullende afspraken gemaakt.
7.4 Redelijke, vooraf afgestemde extra kosten worden doorbelast.
7.5 Facturen dienen binnen 30 dagen te worden voldaan.
7.5 Tarieven worden jaarlijks geïndexeerd volgens de CBS-dienstenprijsindex (commerciële diensten en transport).
7.6 Bij overschrijding van de betalingstermijn kan handelsrente en wettelijke incassokosten in rekening worden gebracht.
Het certificaat kan bij uitblijven van betaling worden opgeschort of ingetrokken.
8. Annulering
8.1 Tot vier weken voor de werkzaamheden kunnen afspraken kosteloos en in overleg worden gewijzigd.
8.2 Bij annulering binnen twee weken wordt 100% van de vergoeding in rekening gebracht.
8.3 Bij annulering tussen twee en vier weken wordt 50% van de vergoeding in rekening gebracht.
9. Geldigheid en eigendom van certificaat of keurmerk
9.1 Een afgegeven certificaat is geldig vanaf de certificeringsdatum, onder voorbehoud van latere bevindingen.
9.2 Het certificaat en auditrapportages blijven eigendom van de Certificerende Instelling. Bij verval of intrekking moet de Opdrachtgever alle kopieën vernietigen.
10. Klachten en geschillen
10.1 De Certificerende Instelling beschikt over een klachten- en beroepsprocedure, gepubliceerd op de betreffende website.
10.2 Bij klachten van derden kan de Certificerende Instelling een aanvullend onderzoek uitvoeren. Kosten komen voor rekening van de Opdrachtgever.
10.3 Bij gegronde klachten van derden kan de Certificerende Instelling verplichtingen opleggen, schorsing of intrekking toepassen.
10.4 Tegen certificatiebeslissingen kan de Opdrachtgever beroep instellen via de betreffende procedure.
11. Geheimhouding
11.1 De Certificerende Instelling en haar medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie, tenzij openbaarmaking verplicht is door wet- of regelgeving of door een bevoegde autoriteit wordt verlangd.
11.2 Gebruik van vertrouwelijke informatie voor andere doeleinden dan de uitvoering van de opdracht is niet toegestaan, tenzij de Opdrachtgever daar schriftelijke toestemming voor geeft.
11.3 De Opdrachtgever mag rapportages niet aan derden verstrekken zonder toestemming, tenzij dit wettelijk verplicht is.
11.4 De Certificerende Instelling mag in hoofdlijnen vermelden welke werkzaamheden zijn verricht.
11.5 De Certificerende Instelling mag gegevens over behaalde certificeringen openbaar maken.
12. Intellectueel eigendom
12.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op gebruikte of ontwikkelde stukken berusten bij de Certificerende Instelling.
12.2 Vermenigvuldiging of verspreiding is alleen toegestaan met schriftelijke toestemming.
12.3 Interne vermenigvuldiging binnen de eigen organisatie is toegestaan voor zover passend binnen het doel van de Opdracht.
13. Aansprakelijkheid
13.1 De Certificerende Instelling is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder omzetderving, gemiste besparingen of verminderde goodwill.
13.2 Aansprakelijkheid is beperkt tot een redelijk bedrag in verhouding tot het honorarium voor de werkzaamheden.
13.3 De Opdrachtgever vrijwaart de Certificerende Instelling tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit door de Opdrachtgever zelf geleverde diensten of informatie.
14. Overmacht
14.1 Geen van beide partijen is aansprakelijk voor tekortkomingen die het gevolg zijn van omstandigheden buiten hun invloedssfeer.
15. Publicatie en wijzigingen
15.1 De algemene voorwaarden zijn gepubliceerd op de websites van de betrokken entiteiten en worden op verzoek verstrekt.
15.2 De Certificerende Instelling mag deze voorwaarden eenzijdig wijzigen. Bij bezwaar van de Opdrachtgever kan de Overeenkomst worden beëindigd met een redelijke opzegtermijn.
16. Beëindiging
16.1 De Overeenkomst kan door beide partijen schriftelijk worden beëindigd met een opzegtermijn van 30 dagen.
16.2 Op de beëindigingsdatum vervalt de geldigheid van certificaten en dienen deze te worden vernietigd.
16.3 Kosten tot de beëindigingsdatum worden volledig in rekening gebracht, inclusief eventuele kosten voortvloeiend uit annulering.
16.4 Bepalingen die naar hun aard blijven gelden, blijven van kracht.
17. Toepasselijk recht en geschillen
17.1 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de Rechtbank Rotterdam.
17.2 De Certificerende Instelling behoudt het recht om een incassoprocedures elders aanhangig te maken.